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Workflow

Définition du workflow

Le mot workflow vient de l’anglais et désigne “flux de travaux” (traduction littérale). Il est apparu dans les années 1980 pour automatiser et rationaliser la gestion des procédures administratives (Schael, 1997). Ainsi, un flux de travaux est un outil de gestion et d’automatisation d’un système de production à travers la description du circuit de traitement, la répartition des taches, le rôle des acteurs…etc. Il s’agit enfin d’une modélisation des processus de production dans une entreprise.

workflow définition
Représentation des processus de traitement de l’information dans une entreprise

Evolution

L’apparition de la conception “workflowiste” répond en effet aux besoins d’efficacité et d’adaptation aux évolutions économiques et technologiques de la société. Par exemple, “Les entreprises modernes doivent faire preuve de capacités d’adaptation très importantes et d’une pratique du management et de l’organisation aussi souple que durable dans le temps” (Schael, 1997).

Par ailleurs, l’émergence du management collaboratif, des pratiques et des outils collaboratifs ont considérablement contribué et facilité le développement du flux de travail. Ainsi, ce dernier est passé de l’automatisation des taches routinières à aux approches participatives et collaboratives.

flux de travaux
Source : Schael 1997

Livres en français

  • Bouzguenda, L. (2006). Coordination multi-agents pour le Workflow Inter-Organisationnel lâche.
  • Couderc, C. (2016). Créer des Flux de Travail Pour les Sites SharePoint 2013: Concepts et Travaux Pratiques. Independently Published.
  • Gestion des Flux D’Informations: Workflow. (s. d.). Ed. Techniques Ingénieur. 
  • Hachicha, R. (2007). Modélisation et analyse de la flexibilité dans les systèmes workflow.
  • Schael, T. (1997). Théorie et Pratique du Workflow: Des processus métier renouvelés. Springer Science & Business Media. 
  • Zefouni, S. (2012). Aide à la conception de workflows personnalisés: application à la prise en charge à domicile.

En résumé, le workflow est un outil de gestion des procédures administratives.

Lire aussi “management collaboratif“.

La collaboration et ses synonymes

Le mot collaboration a-t-il un synonyme ? 

Il n’existe pas de synonyme parfait du mot collaboration du fait de la complexité de la définition même de la collaboration. En effet, cette dernière est le résultat d’opérations multiples : communication, coordination et production (voir la définition précise ici). On peut ainsi considérer que tous ces mots peuvent exprimer partiellement le sens de la collaboration. 

Synonymes du mot collaboration

Le mot “coopération” est le synonyme commun le plus pertinent que donnent les dictionnaires à la collaboration. Les mots “participation”, “contribution”, “concours”, etc., sont aussi des synonymes qui reviennent régulièrement. L’image ci-dessous présente la liste des synonymes qu’attribue le Centre National de Ressources Textuelles et Lexicales au mot “collaboration”.

collaboration synonyme
Collaboration synonyme

Les synonymes les plus pertinents du mot collaboration

Des mots composés ont été créés avec le préfixe “co-” pour signifier le caractère “collectif ” (production à plusieurs) du mot collaboration. Ce caractère constitue l’essence même du mot. Parmi les synonymes les plus pertinents et fiables de la “collaboration” :

1. Co-élaboration

La co-élaboration est l’élaboration collective d’une chose. Le mot “collaboration” semble même avoir été composé à partir de ces deux mots “co” et “élaboration”. 

2. Co-production

La production est l’une des dimensions fondamentales de la collaboration. On lui associant le préfixe “co”, elle devient un synonyme proche du sens de la collaboration.

3. Coopération

Dans l’usage ordinaire, la coopération exprime le sens de la collaboration. C’est même l’un de ses synonymes les plus pertinents. En revanche, sur le plan conceptuel, les deux mots présentent plusieurs différences, au point de faire d’eux des antinomies. En résumé, le travail collaboratif repose sur la fusion des efforts personnels dans la réalisation d’une tâche, oeuvre…etc. Le travail coopératif consiste à se répartir les taches et à additionner les parties individuelles pour en faire une oeuvre. 

D’autres mots composés comme co-réalisation, co-construction et co-accomplissement sont aussi des synonymes du mot “collaboration”.

LMS (Système de gestion de l’apprentissage)

Définition du LMS

Un LMS est tout simplement un logiciel permettant la mise en ligne et la gestion de formations dispensées généralement à distance où de façon hybride (en présentiel et à distance). On parle ainsi de classes virtuelles, e-learning, e-formation, ENT (environnement numérique de travail), cours en ligne, plateformes collaboratives…etc.

lms

Ce sigle nous vient des anglosaxons est désigne learning management system (LMS). Traduction en français : Système de gestion de l’apprentissage.

Fonctionnalités d’un LMS

Accessibilité des contenus

L’avantage d’une plateforme e-learning est la disponibilité des cours et des ressources mis en ligne. Ainsi, les apprenants peuvent y accéder quand ils veulent tant que la session de formation est en cours. Par ailleurs, ils disposent tous des mêmes contenus et consignes ; ce qui leur garantit un accès égalitaire.

Interactivité de l’environnement

Les plateformes d’apprentissage en ligne sont généralement équipées de différentes fonctionnalités d’interaction : chat, messagerie, forum… etc. Les étudiants peuvent y interagir sans contraintes temporelles (contrairement aux cours classiques en présentiel).

Diversité des ressources

Il existe une diversité de ressources sur les espaces virtuels de formation : cours numériques, cours filmés, quiz, etc.

Facilité de collaboration

Le travail collaboratif est l’un des aspects le plus travaillé des plateformes el-learning. Cette dimension sociale de l’apprentissage est mise en avant à travers des interfaces plus intuitives en matière d’échanges, de partages, de co-élaboration et de co-réalisation de travaux.

Rapports et suivi

Les formateurs disposent d’outils de suivi des absences et de l’implication des étudiants. Ils ont également la facilité d’accès à leurs profils et à toutes les informations pouvant optimiser leur apprentissage.

Accès aux traces

Les administrateurs des plateforme d’apprentissage exploitent les traces soit à des fins de recherche, soit à des fin commerciales. Cette utilisation des données de navigation sur un lms est soumise à une charte dont les tous les utilisateurs prennent connaissance dès leur inscription.

Les LMS les plus populaires

plateforme educative virtuelle moodle
Plateforme Moodle
lms
Plateforme Totara
easy lms
Plateforme EasyLMS

Outil collaboratif

1. Définition des “outils collaboratifs”

Qu’est-ce qu’un outil collaboratif ?

L’expression ” outil collaboratif ” (utilisée davantage au pluriel “outils collaboratifs” ou encore “outils de travail collaboratif”) fait référence à une multitude d’outils numériques (applications, fonctionnalités, modules, sites, serveurs, plateformes, etc.) de communication, de coordination, de production et de partage d’informations et de données au sein d’une communauté de pratique (membres d’une association, salariés d’une entreprise, élèves d’une classe, etc.).

Sornet (2012) définit les outils collaboratifs comme  “des systèmes qui permettent à plusieurs personnes de travailler ensemble à distance en communiquant, en partageant des documents et en coordonnant leurs actions. Ils regroupent une palette d’outils accessibles par un portail : messagerie, agenda partagé, visioconférence, gestion des flux (lire cet article workfolow), gestion électronique de documents (GED) “.

Dans une acception plus large, il s’agit de tout outil (numérique ou pas) permettant le travail à plusieurs sur le même projet. Aujourd’hui, l’expression “outils collaboratifs” fait davantage référence aux fonctionnalités d’interaction et d’échange des plateformes de formation en ligne (appelées également “environnements numériques de travail – ENT).

Qu’est-ce que le travail collaboratif ?

Le travail collaboratif est une forme de travail de groupe qui repose sur un certain nombres de principes et de conditions, notamment le partage, la confrontation et la fusion des productions individuelles. Il désigne “un travail de groupe dont les membres mutualisent leurs compétences et coordonnent leurs actions en vue de produire une œuvre commune” (Albertini-Lomellini et al., 2012).

Le travail collaboratif est opposé au travail individuel, mais aussi au travail coopératif. Ce dernier constitue une forme de travail de groupe, mais se distingue du travail collaboratif par le fait que les membres du groupe travaillent sur des taches indépendantes sous une responsabilité collective.

2. Exemples d’outils collaboratifs

1. Google Agenda : la coordination collaborative

L’agenda de Google est l’un des outils collaboratifs le plus célèbre. Il doit sa popularité à sa simplicité et sa gratuité. Il permet de partager son agenda et son planning avec les membres de son groupe. Il est ainsi un outil collaboratif de coordination pratique et efficace.

outil collaboratif google
Agenda collaboratif Google

2. Framapad : l’écriture collaborative

Framapad est un outil collaboratif de traitement de texte qui permet l’écriture à plusieurs sur le même document. La distinction des contributions se fait par la couleur. C’est un outil gratuit et simple à utiliser. Il est pertinent pour la réalisation de travaux de groupe en mode asynchrone.

outil collaboratif production
Framapad : outil collaboratif open source d’écriture collaborative

3. GoTalk : le tchat collaboratif

GoTalk est une plateforme de tchat collaboratif gratuit qui se distingue par sa simplicité d’utilisation (pas besoin d’identification ni d’inscription ou de téléchargement). C’est un outil collaboratif idéal pour la vidéoconférence synchrone.

Gotalk.to : outil collaboratif pour réunion vidéo

4. Doodle : l’organisation collaborative

Doodle est un outil collaboratif d’organisation et de planification de réunion de groupe. C’est un outil rapide, simple et gratuit. Il suffit de s’inscrire, créer un événement, planifier sa date et son horaire, envoyer le lien au participants qui le remplissent selon leurs disponibilités (image ci-dessous).

outil collaboratif open source
Doodle : outil collaboratif gratuit d’organisation de réunions

5. Google Drive : le stockage collaboratif

Pour partager des fichiers, documents, images, etc., de façon collaborative, Google Drive est l’une des meilleures solutions. Le principe est simple : il suffit d’avoir un compte gmail pour pouvoir utiliser gratuitement le service. Vous disposez alors d’un espace de 15 go dans lequel vous pouvez déposer des fichiers et les partagez selon vos préférences.

outil collaboratif google drive
Outil collaboratif Google Drive

3. Catégories d’outil collaboratif

3.1. Outils de communication

Le forum

Le forum est un outil collaboratif qui fait référence aux sites et plateformes de discussion et d’échange asynchrones (en différé). Il fonctionne selon un système de questions/réponses alimenté et enrichi par les membres et les visiteurs.

La newsletter

La newsletter ou la liste de diffusion est un mode de communication automatique. Elle repose sur la réception de journaux d’informations par email en provenance de sites auxquels un utilisateur s’abonne.  

Le chat

Contrairement au forum, le chat désigne l’ensemble des services et plateformes de discussion et d’échange instantanés (synchrone).  Le chat existe en trois modes : textuel (sms), verbal (voip) et audiovisuel (messenger). 

Les réseaux sociaux

Ces réseaux regroupent en effet les fonctionnalités de l’ensemble des outils de communication mentionnés ci-dessus. Parmi les plus célèbres : Facebook, Twitter, etc.

3.2. Outils de collaboration

Les bureaux virtuels

Les bureaux virtuels ou les plateformes collaboratives sont des espaces de travail collaboratif tels que les ENT (environnement numérique de travail) et les compte numériques personnels d’entreprise ou autre. Ils permettent la mutualisation d’informations et de compétences (agenda collaboratif, ressources communes, travaux collectif, etc.)

Les classes virtuelles

Les classes virtuelles sont généralement un module des bureaux virtuels. Elles permettent de suivre et d’assister un cours en ligne à travers une plateforme de formation académique ou autre. Les classes virtuelles peuvent être uniquement “audio”, comme elles peuvent être “audio-visuelles”. Parmi les plus célèbres “Moodle”.

L’édition et l’écriture collaboratives

L’édition de contenu et l’écriture à plusieurs est l’un des domaines révolutionnés par les technologies collaboratives. Parmi les logiciels et les outils les plus connus : les wikis (comme wikipédia qui se classe aujourd’hui en tête des résultats dans la majorité recherches effectuées sur internet), 

3.3. Outils de recherche

Les moteurs de recherche

Les moteurs de recherche sont des logiciels de référencement et d’indexation de bases de données virtuelles qui permettent la recherche d’information parmi des quantités gigantesques de contenu et de bibliothèques.

Les annuaires et les catalogues

Ils constituent une forme de moteurs de recherche. Ce sont des bases de données dans des domaines spécifiques (académique, scientifiques, etc.) comme les bibliothèques, les établissements publics, etc.

outil collaboratif
Catégorie d’usage des outils collaboratifs

4. L’apprentissage collaboratif

Les outils collaboratifs sont particulièrement diffusé dans le milieu éducatif, où le travail collaboratif constitue une tendance méthodologique au regard de ses vertus pédagogiques. On parle alors d’apprentissage collaboratif pour designer un mode d’apprentissage centré sur les interactions entre les pairs (Johnson et Johnson, 1998).

L’apprentissage collaboratif puise ses origines dans le constructivisme (Piaget) et le socioconstructivisme (Vygotsky) qui accordent une place capitale aux interactions sociales d’apprentissage. Cette conception rompt notamment avec le mode magistral classique dit transmissif. Elle se distingue aussi de la vision béhavioriste compétitive de l’interaction.

outil collaboratif
Outils collaboratifs éducatifs

5. Base bibliographique

Botsman, R., & Rogers, R. (2011). What’s mine is yours: how collaborative consumption is changing the way we live.
Buffa, M. (2008). Du Web aux wikis: une histoire des outils collaboratifs. Interstices.
Chaptal, A. (2009). Rhapsodie sur la collaboration: Le travail collaboratif. Les dossiers de l’ingénierie éducative, 65, 88–90.
Cohendet, P., Guittard, C., & Schenk, E. (2007). Adoption d’outils TIC dans un contexte hiérarchique. Revue française de gestion, (3), 159–170.
Cram, D., Jouvin, D., & Mille, A. (2007). Visualisation interactive de traces et réflexivité: application à l’EIAH collaboratif synchrone eMédiathèque. Sciences et Technologies de l’Information et de la Communication pour l’Éducation et la Formation, 14(1), 491–530.
D’Amours, F., D’Amours, S., & Frayret, J. M. (2004). Collaboration et outils collaboratifs pour la PME Manufacturière. CEFRIO technical report.
Dyke, G., & Lund, K. (2007). Implications d’un modèle de coopération pour la conception d’outils collaboratifs. In Echanger pour apprendre en ligne (EPAL) (p. Consulté–le). Université de Grenoble.
Frayret, J. M., D’Amours, F., & D’Amours, S. (2003). Collaboration et outils collaboratifs pour la PME manufacturière, Rapport du projet CEFRIO.
Frayret, J.-M., D’Amours, F., & D’Amours, S. (2003). Collaboration et outils collaboratifs pour la PME manufacturière. Cerfio, Telus.
Gangloff-Ziegler, C. (2009). Les freins au travail collaboratif. Marché et organisations, (3), 95–112.
Guesmi, S., & Rallet, A. (2012). Web 2.0 et outils de coordination décentralisée. Revue française de gestion, (5), 139–151.
Metzger, J.-L., & Cléach, O. (2004). Le télétravail des cadres: entre suractivité et apprentissage de nouvelles temporalités. Sociologie du travail, 46(4), 433–450.
Michel, B. (2008). Du web aux wikis: Une histoire des outils collaboratifs. En ligne.
Minel, S. (2003). DEMARCHE DE CONCEPTION COLLABORATIVE ET PROPOSITION D’OUTILS DE TRANSFERT DE DONNEES METIER: Application à un produit mécanique” le siège d’automobile”. (PhD Thesis). Arts et Métiers ParisTech.
Ologeanu-Taddei, R., Fallery, B., Oiry, E., & Tchobanian, R. (2014). Usages des outils collaboratifs: le rôle des formes organisationnelles et des politiques de ressources humaines. Management & Avenir, (1), 177–191.
Paun, F., & Richard, P. (2009). Rôle des outil collaboratif dans la réduction et la compensation des asymétries relatives au processus de transfert de technologie; étude de cas sur la nouvelle politique Onera–PME. Marché et organisations, (3), 59–94.
Simonian, S., Ravestein, J., & Audran, J. (2006). Conditions didactiques de la transformation d’une liste de diffusion en outil collaboratif. Distances et savoirs, 4(4), 513–526.
Six, N. (2002). Les catégories d’outils collaboratifs. Journal du Net, 28.
Terrin, J.-J. (2009). Conception collaborative pour innover en architecture: processus, méthodes, outils. Editions L’Harmattan.
Veillard, L., Tiberghien, A., & Vince, J. (2011). Analyse d’une activité de conception collaborative de ressources pour l’enseignement de la physique et la formation des professeurs. Le rôle de théories ou outils spécifiques. Activités, 8(8‑2).

Pour lire davantage sur les outils collaboratifs, vous pouvez lire ces quelques livres :
La Boîte à outils de l’intelligence collective.
La MEGA boîte à outils du Digital en entreprise.

Plateforme collaborative

Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative ?

L’expression “plateforme collaborative” fait référence à une diversité d’espaces virtuels permettant le travail individuel et collaboratif (à plusieurs sur le même sujet). Ces espaces disposent généralement de nombreux outils et fonctionnalités : messagerie, forum, chat…etc.

Plateforme collaborative moodle
La plateforme d’enseignement apprentissage Moodle

Les plateformes collaboratives sont généralement associées aux domaines de la formation, de l’apprentissage et de l’enseignement. Elles sont par ailleurs synonymes d’ENT (environnement numérique de travail) et de plateforme E-learning. La plupart des organismes de formation formels et informels proposent aux formateurs et aux apprenants un accès personnalisé à ces plateformes. On peut y trouver par exemple : des cours, des relevés de notes, l’emploi du temps…etc.

Sur le plan professionnel, la formation à distance en ligne (via des plateformes collaboratives) a connu un grand succès. La plupart des sociétés et des entreprises mettent en place, dans le cadre d’initiation ou du perfectionnement des compétences de leurs salariés, des espaces virtuels de formation et d’accompagnement.

Références sur les plateformes collaboratives

  • Atsou, Stephan, et Pascal Balancier. L’e-learning, une solution pour votre entreprise ! Edipro, 2009.
  • Clark, Ruth C., et Richard E. Mayer. E-Learning and the Science of Instruction: Proven Guidelines for Consumers and Designers of Multimedia Learning. John Wiley & Sons, 2016.
  • Freitas, Sara de, et Jill Jameson. E-Learning Reader. A&C Black, 2012.
  • Garrison, D. Randy. E-Learning in the 21st Century: A Framework for Research and Practice. Taylor & Francis, 2011.
  • Henri, France, et Karin Lundgren-Cayrol. Apprentissage Collaboratif à Distance: Pour Comprendre et Concevoir les Environnements D’Apprentissage Virtuels. PUQ, 2001.
  • Horton, William. E-Learning by Design. John Wiley & Sons, 2011.
    Millerand, Florence, Serge Proulx, et Julien Rueff. Web Social: Mutation de la Communication. PUQ, 2010.
  • Paquette, Gilbert. L’ Ingénierie Pédagogique: Pour Construire l’Apprentissage en Réseau. PUQ, 2002.
  • Prat, Marie. E-learning, réussir un projet: pédagogie, méthodes et outils de conception, déploiement, évaluation. Editions ENI, 2008.
  • Rosenberg, Marc J. E-Learning: Strategies for Delivering Knowledge in the Digital Age. McGraw Hill Professional, 2000.
  • Rossen, Elisabeth, et Darin Hartley. Basics of E-Learning. American Society for Training and Development, 2001.
  • Vergnas, Olivier Las, et Collectif. Le e-learning informel?: Des apprentissages diffus, noyés dans la participation en ligne. Archives contemporaines, 2017.
  • Wallet, Jacques. Le campus numérique FORSE: analyses et témoignages. Publication Univ Rouen Havre, 2007.
  • Watkins, Ryan, et Michael Corry. E-Learning Companion: Student’s Guide to Online Success. Cengage Learning, 2013.

Pour consulter davantage d’ouvrage sur “plateforme collaborative”, vous pouvez visiter la librairie de Google en cliquant sur ce lien.